HR 전문기업 '대표님의 인사담당자'가 인수인계 자동화 프로그램 '인수인계 10분'을 정식 출시했다고 3일 밝혔다.

'인수인계 10분'은 퇴사나 부서 이동 등으로 담당자가 변경되는 상황에서 업무 폴더, 이메일, 메신저 대화 등을 분석해 업무별 인수인계서를 자동으로 작성하는 프로그램이다. 회사는 흩어져 있는 업무 자료를 분석해 약 10분 안에 워드 형태의 인수인계 문서를 생성할 수 있도록 설계했다고 설명했다.

중소기업에서는 담당자의 업무가 개인의 경험과 기억에 의존하는 경우가 적지 않다. 이로 인해 인수인계 과정에서 필요한 정보가 누락되거나 후임자가 업무를 파악하는 데 시간이 소요되는 사례가 발생하기도 한다.

'인수인계 10분'은 이러한 업무 공백을 줄이기 위해 인수인계서 자동 생성과 AI 기반 질의응답 기능을 함께 제공한다. 사용자가 인수인계 대상 폴더와 메일, 메신저 대화 등을 지정하면 프로그램이 관련 자료를 분석해 업무별로 정리된 문서를 생성한다. 필요한 항목만 선택해 문서를 작성하는 것도 가능하다.

후임자를 위한 '물어보기' 챗봇 기능도 포함됐다. 업무 진행 방식이나 이력 등을 질문하면 분석된 업무 데이터를 기반으로 답변을 제공하며, 관련 원본 문서의 위치도 함께 안내한다. 답변은 '확실함', '확인 필요', '추정' 등으로 구분해 제공해 정보의 신뢰 수준을 확인할 수 있도록 했다.

프로그램은 인수인계 이후 채용 과정도 지원한다. 분석된 업무 내용을 바탕으로 해당 직무의 직무기술서(JD)와 면접 질문을 자동 생성해 후속 채용 준비에 활용할 수 있도록 구성했다.

보안 기능도 적용했다. 회사 측에 따르면 프로그램은 기업 내부 PC 환경에서 동작하며 회사 자료를 외부 서버로 전송하지 않는다. 별도의 IT 전담 인력 없이 설치 후 분석 대상 폴더만 지정하면 사용할 수 있도록 개발돼 중소기업의 활용성을 고려했다.

대표님의 인사담당자는 2019년부터 약 170개 중소기업을 대상으로 보상체계 구축, 온보딩, 노무관리 등 HR 컨설팅을 수행해 왔다. 이번 프로그램은 현장에서 축적한 경험을 바탕으로 개발한 첫 번째 소프트웨어 제품이다.

조두형 대표는 "현장에서 담당자 한 명의 퇴사만으로 업무 연속성이 크게 흔들리는 사례를 자주 접했다"며 "인수인계 10분은 개인의 기억이 아닌 실제 업무 데이터를 기반으로 인수인계서를 만들고 필요한 정보를 챗봇으로 확인할 수 있도록 개발한 프로그램"이라고 말했다.

이어 "인수인계는 퇴사뿐 아니라 부서 이동과 육아휴직, 장기 출장 등 담당자가 바뀌는 모든 상황에서 필요한 업무"라며 "중소기업이 담당자 변경 이후에도 업무를 안정적으로 이어갈 수 있도록 지원하겠다"고 밝혔다.

한편 '인수인계 10분'은 라이선스 구매 방식으로 제공되며, 라이선스 1개로 인수인계서 약 5건 작성과 챗봇 질문 약 20회를 이용할 수 있다.